Co to jest autoresponder?

Autoresponder to automatyczny system, który wysyła zaprogramowane odpowiedzi na przychodzące wiadomości e-mail. W kontekście wiadomości urlopowych, autoresponder informuje nadawcę o nieobecności odbiorcy, przekazując kluczowe informacje i alternatywne sposoby kontaktu.

Kiedy się go stosuje?

Autorespondery są szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy planujesz dłuższą nieobecność, taką jak urlop, szkolenie czy delegacja. Zastosuj je, aby automatycznie powiadomić osoby wysyłające e-maile o:

1. Dacie nieobecności: Informowanie o okresie, w którym będziesz niedostępny.
2. Przyczynie nieobecności: Wyjaśnij, dlaczego jesteś nie dostępny (np. urlop).
3. Alternatywnych kontaktach: Możesz przekazać dane kontaktowe do osoby zastępującej lub innej odpowiedzialnej za pilne sprawy.

Dlaczego warto korzystać z autoresponderów na urlopie?

1. Profesjonalizm: Autorespondery pomagają utrzymać profesjonalny wizerunek, zapewniając natychmiastową informację o nieobecności.
2. Transparentność: Jasna komunikacja o nieobecności pozwala uniknąć nieporozumień i frustracji wśród współpracowników i klientów.
3. Oszczędność czasu: Automatyczne odpowiedzi eliminują potrzebę ręcznego odpowiadania na każdą wiadomość, co jest szczególnie przydatne podczas urlopu.
4. Zarządzanie oczekiwaniami: Nadawcy wiedzą, kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi, co pomaga w planowaniu ich działań i redukuje niepotrzebne oczekiwanie.
5. Redukcja stresu: Wiedząc, że każda przychodząca wiadomość zostanie automatycznie obsłużona, pracownik może cieszyć się urlopem bez obaw o niezałatwione sprawy.

Korzystanie z autoresponderów podczas urlopu jest praktycznym i efektywnym rozwiązaniem, które wspiera płynność komunikacji, dba o profesjonalny wizerunek oraz pozwala pracownikom na pełniejsze korzystanie z czasu wolnego.

Jak ustawić wiadomość urlopową?

Aby zobaczyć jak ustawić autoresponder przejdź do Centrum Pomocy pod adresem: https://bok.mgk.net.pl/pl/support/solutions/articles/103000302300-autoresponder

Przykłady wiadomości urlopowych

Szanowni Państwo,
Uprzejmie informuję, że w dniach od 15 do 30 lipca będę na urlopie. W tym czasie nie będę miał dostępu do poczty elektronicznej. W sprawach pilnych proszę kontaktować się z moim zastępcą, Panem Kowalskim, pod adresem email: kowalski@przyklad.pl.

Z poważaniem,
Jan Nowak

Wiadomość oficjalna

---

Cześć wszystkim!
Chciałem dać znać, że od 15 do 30 lipca będę na urlopie. Będę odpoczywał, więc mogę nie odpowiadać od razu. W razie pilnych spraw, możecie pisać do Kasi – na pewno pomoże!

Pozdrawiam,
Janek

Wiadomość mniej oficjalna.

---

Hej!
Wyruszam na poszukiwanie skarbów (czyt. wakacje) od 15 do 30 lipca! Mój e-mail pójdzie w odstawkę, a ja zamierzam odkrywać nowe plaże. W razie kryzysu, kontaktujcie się z moim superbohaterem, Tomkiem! (Nie martwcie się, on ma pelerynę!)

Do zobaczenia,
Janek

Wiadomość żartobliwa.